מדריך התכתבות SAP: תצורה, ייצור, הדפסה ודוא'ל

ישנם סוגים שונים של התכתבויות סטנדרטיות כמו הדפסת חשבוניות, חשבון חשבון וכו '. ניתן גם ליצור סוגי התכתבות מותאמים אישית.

ניתן ליצור התכתבויות בזמן עיבוד עסקאות עסקיות מסוימות או בשלב מאוחר יותר לפרסומי עסקה שכבר נוצרו.

ניתן לשלוח התכתבות ללקוח/ ספק בפורמטים שונים כמו דואר אלקטרוני ופקס. ההתכתבות היא בעצם מכתבים וכו 'אשר נשלחים מ- SAP לספק/ לקוח וכו'.

ניתן ליצור התכתבות בנפרד או ביחד, אד-הוק או באמצעות עבודת אצווה אוטומטית.

במדריך זה תלמד-

סוגי התכתבות

להלן רשימת דוגמאות של סוגי התכתבות סטנדרטיים שונים, אותם ניתן להעתיק ליצירת טופס, תוכנית ספציפית מותאמת אישית וכו '.

סוג ההתכתבות תיאור ההתכתבות תוכנית הדפסה נתונים נחוצים דוגמא לטופס SAP Script רגיל
SAP01הודעות תשלוםRFKORD00מספר מסמךF140_PAY_CONF_01
SAP06דוחות חשבוןRFKORD10מספר החשבון והתאריךF140_ACC_STAT_01
SAP07דוחות שטר שטר חליפיןRFKORD20מספר מסמךF140_BILL_CHA_01
SAP09מסמכים פנימייםRFKORD30מספר מסמךF140_INT_DOCU_01
SAP10אותיות בודדותRFKORD40מספר חשבוןF140_IND_TEXT_01
SAP11תמציות מסמכיםRFKORD50מספר מסמךF140_DOCU_EXC_01
SAP13הצהרות של לקוחותRFKORD11מספר ותאריך הלקוחF140_CUS_STAT_01

תצורות התכתבות

ניתן לבצע את תצורת ההתכתבות ב- SAP בשלבים הבאים להלן

שלב 1) הגדר את סוג ההתכתבות

נתיב: - SPRO> חשבונאות פיננסית (חדשה)> חשבונות חייבים וחשבונות חייבים> חשבונות לקוחות> פריטי שורה> התכתבות> ערוך ובדוק הגדרות לתכתובת> הגדר סוגי התכתבות

קוד ביצוע:- OB77

כאן קיימים סוגי התכתבות סטנדרטיים מסוג SAP. תוכל גם ליצור את סוגי ההתכתבות המותאמים אישית שלך. אתה יכול לציין אילו נתונים נדרשים ליצירת התכתבות, למשל. עבור הצהרת חשבון אתה יכול לציין כי מנהל הלקוח/ הספק נחוץ להצהרה. כמו כן, תוכל לציין את פרמטרי התאריך ואת הטקסט שיופיע לבחירת התאריכים.

שלב 2) הקצה את התוכנית לסוג התכתובת

נתיב: -SPRO> חשבונאות פיננסית (חדשה)> חשבונות חייבים וחשבונות חייבים> חשבונות לקוחות> פריטי שורה> התכתבות> ערוך ובדוק הגדרות לתכתובת> הקצה תוכניות לסוגי התכתובות

קוד ביצוע: - OB78

כאן עליך לקשר את תוכנית מחולל ההתכתבות לסוג ההתכתבות. תוכל גם לציין תוכניות שונות לקודי חברה שונים. (כמו כן, תוכל לציין כאן את גרסת ברירת המחדל לביצוע התוכנית. תוכל ליצור גרסה כזו מעסקה SE38 / SA38 לתוכנית.)

תוכל גם ליצור תוכנית מותאמת אישית משלך כהעתק של התוכנית הסטנדרטית ולבצע שינויים מתאימים שיענו על כל אחד מהצרכים הספציפיים של הלקוח שלך.

שלב 3) קבע את פונקציות ההתקשרות לסוג ההתכתבות

נתיב: -SPRO> חשבונאות פיננסית (חדשה)> חשבונות חייבים וחשבונות חייבים> חשבונות לקוחות> פריטי שורה> התכתבות> ערוך ובדוק הגדרות להתאמה> קביעת פונקציות התקשרות

קוד ביצוע:- OB79

כאן עליך לציין שבאיזו נקודת זמן תוכל ליצור את סוג ההתכתבות המסוים. תוכל גם לציין הגדרה אחרת לקודי חברה שונים. האפשרויות השונות הקיימות הן:-

  • בזמן כניסת המסמך (למשל FB50, FB60 וכו ')
  • בזמן פרסום התשלומים (למשל F-28, F-26 וכו ')
  • בזמן הצגת המסמך או שינויו (למשל FB02, FB03 וכו ')
  • בזמן הצגת החשבון (למשל FBL1N, FBL5N וכו ')

שלב 4) הקצה טופס התכתבות לתוכנית הדפסת התכתובות

נתיב: -SPRO> חשבונאות פיננסית (חדשה)> חשבונות חייבים וחשבונות חייבים> חשבונות לקוחות> התכתבות פריטי שורה> צור ובדוק הגדרות לתכתובת> הגדר שמות טפסים להתכתבות הדפסה

קוד ביצוע: - OB96

כאן עליך לציין מה ההגדרה של הטפסים שתשמש את תוכנית הדפסת ההתכתבות. תוכל גם לציין הגדרה אחרת לקודי חברה שונים. (טופס SAP Script מוגדר באמצעות העסקה SE71 , שבו הנתונים השונים מסודרים בפורמט הפלט לעיבוד. טופס SAP Script זה מגדיר את הפריסה בפלט.)

תוכל גם להשתמש במזהי טופס דו ספרתיים, שבאמצעותם תוכל לקרוא לטפסים שונים עבור מזהי טפסים שונים באותו קוד חברה.

ניתן לתת מזהה טופס זה במסך הבחירה של תוכנית ההדפסה המייצרת התכתבות. תוכל לבחור רק מזהה טופס אחד בו זמנית עבור סוג התכתבות. אתה יכול ליצור סוגים רבים של התכתבויות, ולהפעיל מזהי טפסים שונים.

שלב 5) הגדר את פרטי השולח לתכתובת

נתיב: -SPRO> חשבונאות פיננסית (חדשה)> חשבונות חייבים וחשבונות חייבים> חשבונות לקוחות> פריטי שורה> התכתבות> ערוך ובדוק הגדרות לתכתובת> הגדר פרטי שולח לטופס התכתבות

קוד ביצוע:- OBB1

אתה יכול כאן לקשר את הפרטים לכותרת עליונה, תחתונה, חתימה ושולח. טקסט זה מוגדר באמצעות העסקה SO10 עם מזהה טקסט כמקושר למעלה (למשל ADRS). תוכל גם לציין הגדרה שונה לקודי חברה שונים. (ניתן גם להגדיר גרסת דו -ספרות של שולחים, שתוכל לתת לפרמטרי הבחירה של תוכנית ההדפסה. הדבר יאפשר פרטי שולח שונים בתוך אותו קוד חברה).

שלב 6) הגדר גרסאות מיון להתכתבות

נתיב: -SPRO> חשבונאות פיננסית (חדשה)> חשבונות חייבים וחייבים> חשבונות לקוחות> פריטי שורה> התכתבות> ערוך ובדוק הגדרות להתאמה> הגדר גרסאות מיון להתכתבות

קוד ביצוע: - O7S4

תוכל לציין כאן באיזה סדר ייווצרו אותיות ההתכתבות. לְמָשָׁל. אם אתה יוצר הצהרת חשבון למספר ספקים, הספקים ימוינו בסדר זה ואז המכתב ייווצר. ניתן לתת גרסת מיון זו במסך הבחירה של תוכנית ההדפסה המייצרת התכתבות.

שלב 7) הגדר גרסאות מיון עבור פריטי שורה בהתכתבות

נתיב: -SPRO> חשבונאות פיננסית (חדשה)> חשבונות חייבים וחשבונות חייבים> חשבונות לקוחות> פריטי שורה> התכתבות> צור ובדוק הגדרות להתאמה> הגדר גרסאות מיון עבור פריטי שורה

קוד ביצוע: - O7S6

תוכל לציין כאן באיזה סדר יופיעו פריטי השורות השונים באותיות התכתבות. לְמָשָׁל. אם לחשבון חשבון ספק יש חשבוניות מרובות, החשבוניות ימוינו בסדר זה ואז המכתב ייווצר.

ניתן לתת גרסת מיון זו במסך הבחירה של תוכנית ההדפסה המייצרת התכתבות.

ייצור תכתובות

כפי שמוצג קודם לכן גם בעת הגדרת נקודת השיחה, ניתן ליצור את ההתכתבות בנקודות זמנים מתחת:-

  1. בזמן כניסת המסמך (למשל FB50, FB60 וכו ')
  2. בזמן פרסום התשלומים (למשל F-28, F-26 וכו ')
  3. בזמן הצגת המסמך או שינויו (למשל FB02, FB03 וכו ')
  4. בזמן הצגת החשבון (למשל FBL1N, FBL5N וכו ')

ניתן ליצור התכתבות עבור מסמך מסוים או עבור חשבון ספקים/ לקוחות. השקופיות הבאות יסבירו את יצירת ההתכתבות בדרכים שונות והדפסה שלה.

ייצור התכתובות (שיטה א):-

ניתן ליצור את ההתכתבות בזמן שאתה יוצר, משנה או מציג את המסמך.

לשם כך עבור אל סביבה> התכתבות ובחר סוג התכתבות רלוונטי, למשל עיין במסך למטה FB70 יצירת חשבונית לקוחות:-

באופן דומה, תוכל ליצור את ההתכתבות מתצוגת מסמכים/ שינוי מהעסקה, כמו ב- FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N וכו '.

ייצור תכתובות (שיטה ב ')

עבור מסמכי חשבונאות קיימים ניתן להשתמש בקוד העסקה FB12 .

לאחר הזנת קוד החברה, היא תבקש את סוג ההתכתבות. בחר סוג התכתובת והוא יבקש ממך להזין מספר מסמך/ מספר חשבון. וכו 'בהתבסס על הגדרת סוג ההתכתבות. לאחר מכן מתבקשת ההתכתבות.

ייצור תכתובות (שיטה ג)

מעסקה F.27, תוכל ליצור את ההתכתבות (דוח חשבון) עבור ספקים / לקוחות.

כאן 'אינדיקטור ברשומת מאסטר', הערך הנתון צריך להתאים לערך הנתון בנתוני אב של לקוח/ ספק> קוד חברה> התכתבות.

אם תבחר בתיבת הסימון 'בקשה אישית', אם לאותו ספק/ לקוח יש פריטי שורה במספר קודי חברה, עבור כל קוד חברה תיווצר הצהרה נפרדת.

הדפסת תכתובות

הדפסת תכתובות (שיטה א):-

השתמש בקוד העסקה F.61 להדפיס את סוג ההתכתבות הרלוונטי שכבר נוצר. עם הביצוע, הוא פשוט ידפיס את ההתכתבות (אם מוגדר דוא'ל/ פקס וכו ', הפלט ייווצר בפורמט זה)

הדפסת תכתובות (שיטה ב '):-

מהעסקה F.64 , אתה יכול לראות את מכתב ההתכתבות (סליל) שנוצר ויכול להדפיס אותו. (ההבדל מ- F.61 הוא שב- F.64 תוכל לבצע פעולות אחרות (כמו מחיקה, תצוגה מקדימה של הדפסה וכו ') לבקשת התכתבות שכבר נוצרה.)

ניתן לראות ולהדפיס את הסליל שנוצר מהעסקה SP02 או מערכת> בקשת סליל משלך.

התכתבות באמצעות מייל

שמור על כתובת הדוא'ל בהגדרות במאמר הלקוח/ ספק> נתונים כללים> כרטיסיית כתובת> תקשורת ובחר את שיטת התקשורת כדוא'ל.

שמור גם על מזהה הדוא'ל בכרטיס הלקוח/ ספק> נתוני קוד החברה> הכרטיסייה התכתובת.

אז ההתכתבות של לקוח/ ספק זה תיווצר בפורמט דוא'ל במקום פלט הדפסה (בהתחשב בהגדרת יציאת המשתמש שנועדה לקבוע את שיטת התקשורת ביציאת המשתמש המוצגת בשקופית הבאה.)

(הערה: באופן דומה תוכל להגדיר פלט פקס באמצעות בחירת התקשורת הסטנדרטית כפקס ושמירה על מס 'פקס).

מאמר זה נתרם על ידי מנישה סינג